Una misma operación internacional puede aparecer simultáneamente en la contabilidad de la compañía, los registros cambiarios, la información exógena cambiaria, los estados financieros y distintas obligaciones tributarias.
Un pago al exterior, una operación de endeudamiento externo, una inversión internacional o un movimiento de una cuenta de compensación suelen generar reportes ante distintas autoridades y obligaciones de registro dentro de la organización.
Por esta razón, una de las situaciones que con mayor frecuencia aparece durante auditorías internas, auditorías externas, procesos de debida diligencia, requerimientos de información o actuaciones de fiscalización corresponde a diferencias entre la información reportada por las distintas áreas de la compañía.
Información exógena cambiaria y otras obligaciones de reporte
La información exógena cambiaria suele contener operaciones que también aparecen en la contabilidad, los estados financieros, los registros cambiarios y diversas obligaciones tributarias.
Por esta razón, resulta recomendable validar periódicamente que la información reportada mantenga consistencia entre las distintas fuentes utilizadas por la organización.
Las diferencias de fechas, conceptos, tasas de cambio o criterios de reconocimiento suelen explicar buena parte de las inconsistencias identificadas durante las revisiones.
Pagos al exterior: una de las principales fuentes de diferencias
Los pagos realizados a proveedores, acreedores, vinculados o prestadores de servicios en el exterior suelen generar simultáneamente obligaciones cambiarias, registros contables y efectos tributarios.
En estos casos resulta habitual revisar la correspondencia entre:
• Los pagos efectivamente realizados.
• Los registros cambiarios asociados.
• Los registros contables.
• Los soportes documentales de la operación.
• Las obligaciones tributarias derivadas de dichos pagos.
Las diferencias entre estas fuentes suelen convertirse en uno de los primeros puntos de revisión cuando una autoridad solicita información relacionada con operaciones internacionales.
Cuentas de compensación y consistencia de la información reportada
Las compañías que utilizan cuentas de compensación reportan información periódica al Banco de la República y, adicionalmente, pueden reflejar dichas operaciones en otras obligaciones de reporte.
Por esta razón, resulta conveniente verificar que exista consistencia entre:
• Los movimientos de la cuenta.
• Los informes presentados al Banco de la República.
• La información exógena cambiaria.
• Los registros contables.
• Los soportes asociados a cada operación.
La ausencia de conciliaciones periódicas suele generar diferencias que posteriormente requieren aclaraciones, ajustes o validaciones adicionales.
Endeudamiento externo e información financiera
Los créditos externos generan obligaciones de reporte cambiario y producen efectos financieros dentro de la organización.
Los desembolsos, amortizaciones, intereses y saldos reportados deberían mantener correspondencia con la información financiera de la compañía y con los registros cambiarios asociados a la operación.
Las diferencias entre ambas fuentes suelen identificarse durante revisiones internas o requerimientos de información.
Inversiones internacionales y actualización de registros
Las inversiones internacionales también generan obligaciones de registro y actualización ante las autoridades competentes.
Por esta razón, resulta conveniente verificar que la información relacionada con la inversión registrada, las actualizaciones efectuadas ante el Banco de la República, los registros contables y los estados financieros mantengan consistencia entre sí.
Las diferencias entre estos registros suelen generar requerimientos de aclaración o ajustes posteriores.
Una revisión que vale la pena realizar antes de que la solicite una autoridad
Las inconsistencias no siempre obedecen a errores materiales. En muchos casos corresponden a diferencias de criterio, registros efectuados por áreas distintas, ausencia de conciliaciones periódicas o falta de coordinación entre las áreas financieras, tributarias y de comercio exterior.
Por esta razón, las compañías con operaciones internacionales suelen incorporar revisiones periódicas que permitan identificar diferencias antes de que estas sean detectadas durante una auditoría, un requerimiento de información o una actuación de fiscalización.
La consistencia entre los registros cambiarios, la información financiera y las obligaciones tributarias continúa siendo uno de los principales puntos de revisión para las compañías que realizan operaciones internacionales.